‘जिआइओएमएस’ प्रणाली लागू भएपछि शिक्षा मन्त्रालयको प्रशासनिक काममा सहजता

शिक्षा मन्त्रालयमा एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (जिआइओएमएस) लागू गरेपछि प्रशासनिक काममा सहजता भएको छ । कार्यालयका कामकाजलाई पेपरलेस बनाउँदै प्रविधियुक्त बनाउन तत्कालीन शिक्षामन्त्री सुमना श्रेष्ठले १ साउनदेखि यो सफ्टवेयर प्रणालीमा आधारित जिआइओएमएस प्रणाली कार्यान्वयन गर्ने घोषणा गरेकी थिइन् । यो प्रणाली लागू भएपछि मन्त्रालयका कर्मचारीले सफ्टवेयर सिस्टमबाट काम गर्न थालेका छन् । 

चिठीपत्र दर्ता/चलानीदेखि कार्यालय प्रमुखहरूका तोक र निर्णयका कामसमेत सफ्टवेयरबाटै गरिन्छ । जसकारण फाइल रेकर्ड राख्न र कुन फाइल कहाँ छ भनेर थाहा पाउन सहज भएको छ । यो सिस्टम प्रयोग गर्न थालेपछि कागजी फाइलको ठेली बोकेर कार्यालयका हाकिमहरूको तोक लगाउन कुद्नुपर्दैन । जुन शाखा वा महाशाखाको फाइल हो स्क्यानिङ गरेर सफ्टवेयरमा अपलोड गरेर सम्बन्धित व्यक्ति वा महाशाखालाई फरवार्ड गरे पुग्छ । त्यहाँबाट तोक लगाएर पुनः सिस्टममा अपलोड गर्नुपर्छ ।

केशव दहाल, प्रवक्ता शिक्षा मन्त्रालय
हामीले कार्यालयसँग सम्बन्धित सबै फाइल सिस्टममै राख्छौँ, जुन शाखा वा कर्मचारीकहाँ पुग्नुपर्ने हो त्यहाँ अनलाइन सिस्टमबाटै पुग्छ । सम्बन्धित शाखा महाशाखाको कर्मचारीले पनि अनलाइनबाटै फाइलमा काम गरेर सिस्टममा अपडेट गर्नुहुन्छ । मन्त्रीज्यूले पनि सिस्टमबाटै काम गर्नुहुन्छ । 

शिक्षामन्त्री विद्या भट्टराईले पनि प्रणालीमा जाने लक्ष्य सरकारकै नीति तथा कार्यक्रममै आधारित योजनाअनुरूपको भएकाले सकेसम्म कार्यालयका सबैजसो कामकाजको रेकर्ड यही प्रणालीबाटै राख्न र गर्न निर्देशन पनि दिएकी छन् । काममा वैज्ञानिक प्रणाली लागू गर्न र प्रशासनिक चुस्तताका लागि लागू गरिएको यो प्रणालीले दैनिक कामकाजमा सहज भएको शिक्षा मन्त्रालयका सहसचिव तथा प्रवक्ता केशव दहालले जानकारी दिए । ‘हामी कार्यालयसँग सम्बन्धित सबै फाइल सिस्टममै राख्छौँ, जुन शाखा वा कर्मचारीकहाँ पुग्नुपर्ने हो त्यहाँ अनलाइन सिस्टमबाटै पुग्छ । सम्बन्धित शाखा महाशाखाको कर्मचारीले पनि अनलाइनबाटै फाइलमा काम गरेर सिस्टममा अपडेट गर्नुहुन्छ । मन्त्रीज्यूले पनि सिस्टमबाटै काम गर्नुहुन्छ, यसो गर्दा निकै सहज हुने रहेछ,’ उनले भने, ‘फाइल हराउने, फाइल बिचमै अड्किने, फाइल लुकाउनेजस्ता समस्या हुँदैनन्, जुन कर्मचारीले त्यो फाइल हेरेको छ सिस्टमबाट थाहा हुन्छ ।’

जिआइओएमएस’ प्रणाली प्रयोग गर्दा कार्यालयका हरेक कामकारबाही पारदर्शी हुने र फाइल हराउने समस्या नहुने उनको भनाइ छ । शिक्षामन्त्रीले सीधै कुन फाइल कस्तो अवस्थामा छ र कसले काम नगर्दा फाइल अड्कियो भनेर पत्ता लगाउनसमेत सहज दहालले बताए । ‘यदि कुनै कर्मचारीले गलत फाइल वा विवरण पेस गरेका छन् भन्ने पनि थाहा हुन्छ । शिक्षा मन्त्रालयले यसलाई पूर्ण रूपमा कार्यालय गरिएको र यसले नतिजा पनि प्रभावकारी दिएको छ,’ उनले भने । तर मन्त्रालयले कार्यान्वयनमा ल्याएको यो प्रणालीअनुसार काम गर्न केही कर्मचारीलाई भने कठिन हुने गरेको छ । कम्प्युटर चलाउन नजान्ने र प्रविधि नबुझेका व्यक्तिलाई यो प्रणाली कठिन बन्ने गरेको छ ।

सरकारले आर्थिक वर्ष ०७९/८० को नीति तथा कार्यक्रममा एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली लागू गर्ने घोषणा गरेको थियो । नीति तथा कार्यक्रम प्रस्तुत गर्दै तत्कालीन राष्ट्रपति विद्यादेवी भण्डारीले एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली लागू गरिने बताएकी थिइन् । तर, पनि अधिकांश सरकारी कार्यालयमा यो प्रणाली लागू हुन सकेको छैन । 

स्वास्थ्य मन्त्रालयमा कार्यान्वयन नै हुन सकेन 
सरकारले सबै मन्त्रालय र सरकारी कार्यालयमा जिआइओएमएस प्रणाली लागू गर्न खोजेको छ । तर, पनि सबैजसो मन्त्रालयहरूले यो प्रणालीलाई पूर्ण पालना गरेको पाइँदैन । स्वास्थ्य मन्त्रालयमा जिआइओएमएस प्रणालीअनुसार कामकाज हुन सकेको छैन । यहाँ कर्मचारीले बोकेरै फाइल ओहोरदोहोर गराउँछन् । मन्त्रालयका प्रवक्ता डा. प्रकाश बुढाथोकीका अनुसार लेखा र आर्थिक विषयसँग सम्बन्धित काम जिआइओएमएस प्रणालीबाट भए पनि अन्य कामकाज पूर्ण अनलाइन तथा प्रविधियुक्त बनाउन सकिएको छैन ।  कर्मचारीहरू प्रविधिमैत्री नहुँदा यो प्रणाली लागू गर्न कठिन भइरहेको उनले बताए । 

सूचना प्रविधि विभागका महानिर्देशक प्रेमशरण श्रेष्ठका अनुसार सबै सरकारी कार्यालयका कर्मचारीलाई तालिम दिएर यो सफ्टवेयर लागू गर्न निर्देशन दिने निकाय विभाग नै हो । ‘हालसम्म ११५ वटा निकायले यो प्रणाली प्रयोग गरिसकेका छन् । तर उहाँहरू पनि पूर्ण अभ्यस्त भइसक्नुभएको छैैन,’ उनले भने, ‘संघीय मन्त्रालयहरूमध्ये स्वास्थ्य र सामान्य प्रशासन मन्त्रालयबाहेक अन्यले यही सिस्टमअनुसार काम कारबाही गर्नुभएको छ ।’